Tietosuojakäytäntö Valiant HR Oy:n rekrytointipalveluille
Julkaisupäivä 29.9.2025
Scroll to see Privacy Policy in English.
Rekisterinpitäjä
Valiant HR Oy
Y-tunnus: 3565485-6
Hermiankatu 6-8 D, 2. kerros, 33720 Tampere
Rekisteriasiat ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Ulla Kauppi
puh. 0504661062
ulla@valianthr.fi
Valiant HR Oy:n ja asiakkaan välisen toimeksiannon luonteesta riippuen Valiant HR Oy voi toimia myös henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun. Tällöin Valiant ohjaa henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja pyynnöt asiakkaalle.
***
Valiant HR Oy hallinnoi työnantajamielikuvaansa ja rekrytointiprosessejaan urasivustonsa (Urasivusto) ja siihen liittyvän hakijaseurantajärjestelmän avulla.
Tässä tietosuojakäytännössä kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi, jos:
- Käyt Urasivustollamme (jolloin sinut määritellään Kävijäksi)
- Olet yhteydessä meihin Urasivustomme kautta luodaksesi profiilin ja vastaanottaaksesi tietoa nykyisistä tai tulevista avoimista työpaikoistamme (jolloin sinut määritellään Yhteyttä ottavaksi hakijaksi)
- Haet työpaikkaa meiltä Urasivustomme tai kolmannen osapuolen palvelun kautta (jolloin sinut määritellään Työpaikan hakijaksi)
- Keräämme tietoja sinusta muilta osapuolilta ja muista sivustoista ja palveluista, kun uskomme profiilisi olevan sopiva nykyisiin tai tuleviin avoimiin työpaikkoihimme (jolloin sinut määritellään Hankituksi hakijaksi)
- Saamme tietoja sinusta työntekijöiltämme tai kumppaneiltamme, jos he uskovat profiilisi olevan sopiva nykyisiin tai tuleviin avoimiin työpaikkoihimme (jolloin sinut määritellään Suositelluksi hakijaksi)
- Saamme tietoja sinusta hakijalta, joka on ilmoittanut sinut suosittelijakseen (jolloin sinut määritellään Suosittelijaksi).
Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan myös, mitä oikeuksia sinulla on käsittelemiemme henkilötietojesi suhteen ja miten voit käyttää näitä oikeuksia.
Kun tässä tietosuojakäytännössä käytetään termiä Hakija, sillä viitataan Yhteyttä ottavaan hakijaan, Työpaikan hakijaan, Hankittuun hakijaan ja Suositeltuun hakijaan, ellei toisin mainita.
1. Tietoja henkilötietojen käsittelystä
Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää elävään, fyysiseen henkilöön. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja IP-osoite. Henkilötietojen käsittelyä on kaikki automatisoitu henkilötietojen käyttö, kuten henkilötietojen kerääminen, luominen, analysointi, luovuttaminen ja poistaminen.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä voimassaolevia tietosuojalakeja. Tärkeä esimerkki tällaisesta tietosuojalaista on EU:n tietosuoja-asetus (2016/679, GDPR).
Useimmat tietosuoja-asetuksen velvoitteet koskevat niin kutsuttua rekisterinpitäjää. Rekisterinpitäjä on taho, joka päättää, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja miten niitä käsitellään. Rekisterinpitäjä voi käyttää niin kutsuttua henkilötietojen käsittelijää. Henkilötietojen käsittelijä on taho, joka saa käsitellä henkilötietoja vain rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti, eikä se saa käyttää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.
Olemme rekisterinpitäjä, kun käsittelemme henkilötietojasi tässä tietosuojakäytännössä kuvatun mukaisesti. Valiant HR Oy:n ja asiakkaan välisen toimeksiannon luonteesta riippuen voimme toimia myös henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun. Tällöin ohjaamme henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja pyynnöt asiakkaalle.
2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Kaikki henkilöt
- Laitetiedot - Jos käyt Urasivustollamme, keräämme tietoja laitteestasi, kuten IP-osoite, selaintyyppi ja -versio, käyttäytyminen istunnon aikana, liikenteen lähde, näytön resoluutio, valittu kieli, maantieteellinen sijainti, käyttöjärjestelmä ja laitteen asetukset/käyttö.
- Tekniset ja tilastolliset tiedot - Jos käyt Urasivustollamme, keräämme teknisiä ja tilastollisia tietoja sivuston käytöstäsi, kuten tietoja siitä, missä URL-osoitteissa vierailet ja mitä toimia teet sivustolla.
- Viestintätiedot - Keräämme ja tallennamme viestintäsi sisältämät tiedot, kun olet yhteydessä meihin. Tähän voivat sisältyä sähköpostiviestien sisältö, videotallenteet, viestit sosiaalisessa mediassa, tilillesi lisäämäsi tiedot, kyselyt jne.
- Yhteystiedot - Esimerkiksi nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja fyysinen osoitteesi.
Hakijat
- Tiedot haastatteluista, arvioinneista ja muista rekrytointiprosessin vaiheista. - Esimerkiksi muistiinpanot haastatteluista, arvioinnit ja testit, palkkatoiveet.
- Hakemuksesi tiedot - Esimerkiksi CV:si, työhakemuksesi, työnäytteesi, suosituksesi, suosittelukirjeesi ja koulutuksesi.
- Julkisen profiilisi tiedot - Tiedot, jotka keräämme työkokemuksestasi julkisista lähteistä, kuten LinkedInistä tai nykyisen työnantajasi sivustosta.
- Suosittelijoilta saadut tiedot - Tiedot, jotka saamme työntekijöiltämme tai kumppaneiltamme, jotka suosittelevat sinua meille, tai henkilöiltä, jotka olet ilmoittanut suosittelijoiksesi.
3. Mistä saamme henkilötietosi?
Kaikki henkilöt
- Urasivustolta. Kun vierailet Urasivustollamme, keräämme teknistä ja tilastollista tietoa Urasivuston käytöstäsi ja laitteeltasi.
- Sinulta. Saamme suuren osan käsittelemistämme tiedoistasi sinulta, esimerkiksi kun haet työpaikkaa meiltä tai otat meihin yhteyttä. Voit aina olla antamatta meille tietojasi. Ilman henkilötietojasi emme kuitenkaan pysty käsittelemään hakemustasi tai antamaan sinulle pyytämiäsi tietoja.
Suosittelijat
- Henkilöltä, joka on ilmoittanut sinut suosittelijaksi. Jos Hakija on ilmoittanut sinut suosittelijaksi, keräämme yhteystietosi hakijalta, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä.
Hakijat
- Julkisista lähteistä. Voimme kerätä henkilötietojasi julkisista lähteistä, kuten LinkedInistä tai nykyisen työnantajasi verkkosivustosta.
- Suosittelijoiltamme. Voimme kerätä henkilötietojasi työntekijöiltämme tai kumppaneiltamme, jos he uskovat profiilisi olevan sopiva nykyisiin tai tuleviin avoimiin työpaikkoihimme.
- Suosittelijoiltasi. Jos ilmoitat meille suosittelijoita, voimme kerätä henkilötietojasi heiltä.
- Tiedot, jotka luomme itse tai yhdessä sinun kanssasi. Hakemustasi ja profiiliasi koskevat tiedot luomme yleensä itse tai yhdessä kanssasi rekrytointiprosessin aikana. Tämä voi sisältää esimerkiksi haastatteluja koskevat muistiinpanot, arvioinnit ja testit.
4. Mihin käytämme henkilötietojasi?
Tiedon tarjoaminen avoimista työpaikoistamme.
Asianomaiset henkilöt: Yhteyttä ottavat hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Yhteystiedot, viestintätiedot.
Meille lähetettyjen profiilien ja hakemusten läpikäynti. Tähän
kuuluu myös yhteydenpito kanssasi hakemuksestasi ja profiilistasi.
Asianomaiset henkilöt: Yhteyttä ottavat hakijat, Hakemuksen lähettäneet hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Ammatillisen profiilisi koostaminen ja arvoiminen omasta aloitteestamme. Tähän kuuluu myös yhteydenpito kanssasi profiilistasi.
Asianomaiset henkilöt: Hankitut hakijat, Suositellut hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Yhteyden ottaminen sinuun tietyistä, tulevista työpaikoistamme.
Asianomaiset henkilöt: Hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Haastattelujesi tallentaminen.
Asianomaiset henkilöt: Hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Viestintätiedot.
Yhteyden ottaminen sinuun, jotta voimme pyytää sinua osallistumaan kyselyihin.
Asianomaiset henkilöt: Hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Henkilötietojesi jakaminen muille vastaanottajille alla olevassa osiossa 5 mainittuihin tarkoituksiin.
Asianomaiset henkilöt: Vaihtelee luovuttamisen tarkoituksen mukaan, ks. osio 5 jäljempänä.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Urasivuston sekä evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden käyttöä koskevat tiedot, ks. Evästekäytäntö.
Asianomaiset henkilöt: Kävijät.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Laitetiedot.
Urasivuston ylläpitäminen, kehittäminen, testaaminen ja tietoturvan varmistaminen.
Asianomaiset henkilöt: Kävijät.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Laitetiedot, tekniset ja tilastolliset tiedot.
Sen analysointi, miten Urasivustoa ja sen sisältöä käytetään ja miten se toimii, tilastotietojen kerääminen ja sivuston toiminnan tehostaminen.
Asianomaiset henkilöt: Kävijät.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Laitetiedot, tekniset ja tilastolliset tiedot.
Omiemme ja muiden etujen suojeleminen ja valvominen esimerkiksi oikeudellisten vaateiden yhteydessä.
Asianomaiset henkilöt: Henkilö(t), jota oikeudellinen asia koskee –
tähän voi kuulua henkilöitä kaikista edellä luetelluista
henkilöryhmistä.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen
Yhteyden ottaminen sinuun, jotta voimme pyytää sinua antamaan tietoa Hakijasta ja arvioida antamasi tiedot.
Asianomaiset henkilöt: Suosittelijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Yhteystiedot, viestintätiedot.
5. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Voimme luovuttaa henkilötietojasi vain suostumuksellasi asiakasyrityksillemme. Emme luovuta tietojasi eteenpäin, paitsi seuraavissa tapauksissa:
Toimittajamme. Luovutamme henkilötietojasi toimittajillemme, jotka osalllistuvat rekrytointipalvelumme tarjoamiseen. Tällainen on esimerkiksi Urasivustomme ja siihen liittyvän hakijaseurantajärjestelmän toimittaja.
Yritykset, jotka tarjoavat evästeitä Urasivustolla. Jos annat siihen suostumuksesi, evästeitä käyttävät meidän lisäksemme muut yritykset, jotka käyttävät evästeiden keräämiä tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Lisätietoja siitä, mitä evästeitä tämä koskee on Evästekäytännössämme.
Viranomaiset ja muut julkiset toimijat, jotka määräävät meidät luovuttamaan tietoja. Luovutamme henkilötietojasi viranomaisille ja muille julkisille toimijoille, kun meillä on lakisääteinen velvollisuus tehdä niin.
Oikeuskäsittelyn osapuolet. Jos se on tarpeen oikeuksiemme suojaamiseksi tai puolustamiseksi, luovutamme henkilötietojasi viranomaisille tai muille osapuolille, jotka ovat osallisina mahdollisessa tai käynnissä olevassa oikeuskäsittelyssä. Tämä voi koskea esimerkiksi syrjintää koskevia vaatimuksia.
Fuusiot, yritysostot jne. Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille prosessiin osallistuville osapuolille mahdollisen fuusion, yrityksen omaisuuden myynnin, rahoituksen tai koko liiketoimintamme tai sen osan ostamisen yhteydessä toiselle yritykselle.
6. Millä oikeusperusteilla käsittelemme henkilötietojasi?
Jotta voimme käsitellä henkilötietojasi, tarvitsemme niin kutsutun oikeusperusteen. Oikeusperuste on GDPR:n mukainen syy tietojen käyttämiseen.
Kun käsittelemme henkilötietojasi tässä tietosuojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin, oikeusperusteena on yleensä se, että käsittely on tarpeen oikeutetun etumme vuoksi, jotta voimme rekrytoida päteviä osaajia. Olemme todenneet, että meillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja tätä tarkoitusta varten, että käsittely on tarpeen tämän tarkoituksen saavuttamiseksi ja että etumme on tärkeämpi kuin oikeutesi pyytää tietojesi käsittelemättä jättämistä tätä tarkoitusta varten.
Noudatamme käsittelyssä tietojen minimoinnin periaatetta ja otamme huolellisesti huomioon rekisteröityjen oikeudet ja oikeutetut edut. Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään vain siltä osin kuin se on tarpeellista toimeksiantojen toteuttamiseksi ja ehdokkuuden arvioimiseksi.
Tietyissä olosuhteissa henkilötietojasi käsitellään vain, jos ja kun annat suostumuksesi käsittelyyn. Näin on esimerkiksi silloin, kun ehdotamme haastattelun tallentamista. Lisätietoja oikeudestasi peruuttaa suostumuksesi on jäljempänä osiossa 9.
7. Milloin siirrämme henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ja kuinka suojaamme niitä silloin?
Pyrimme aina käsittelemään henkilötietojasi EU-/ETA-alueella.
Jotkut toimittajamme ja niiden alihankkijat kuitenkin käsittelevät henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Käytämme myös toimittajia, joiden emoyhtiö tai joiden alihankkijan emoyhtiö on EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Olemme näissä tapauksissa ottaneet huomioon vaaran, että henkilötietoja voidaan luovuttaa EU-/ETA-alueen ulkopuolella oleviin maihin esimerkiksi viranomaisten pyynnöstä.
Tilanteissa, joissa toinen henkilötietojesi vastaanottaja (kuten kuvattu yllä olevassa osiossa 5) on EU-/ETA-alueen ulkopuolella, myös henkilötietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Kun me (tai jokin toimittajistamme) siirrämme henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että käytämme GDPR:ssä hyväksyttyjä suojatoimia siirron mahdollistamiseksi. Käytössämme ovat seuraavat suojatoimet:
Kun henkilötietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, otamme myös käyttöön asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet suojataksemme luovutettavia henkilötietoja. Mitä suojatoimenpiteitä tarkkaan ottaen otamme käyttöön riippuu siitä, mikä on teknisesti toteutettavissa ja riittävän tehokasta kyseessä olevassa siirrossa.
Mikäli haluat lisätietoa tilanteista, joissa henkilötietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, voit ottaa meihin yhteyttä. Löydät yhteystietomme alla olevista osioista 9 ja 10.
8. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Kaikki henkilöt
Jos käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme suojella ja valvoa oikeuksiamme, säilytämme henkilötietojasi, kunnes asianomainen oikeudellinen kysymys on ratkaistu lopullisesti.
Kävijät
Säilytämme henkilötietojasi yhden (1) vuoden ajan turvallisuussyistä. Evästeiden säilytysajat on määritelty -evästekäytännössä. Säilytämme henkilötietojasi Urasivuston suorituskyvyn analysoimiseksi yhtä kauan kuin säilytämme henkilötietojasi muihin tarkoituksiin.
Hakijat
Jos olet (vain) Yhteyttä ottava hakija, säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin olet yhteydessä meihin.
Jos olet muuntyyppinen Hakija, säilytämme henkilötietojasi, jotta voimme päättää, oletko sopiva ehdokas avoinna oleviin työpaikkoihimme. Avoimia hakemuksia säilytetään kahden vuoden ajan hakemuksen vastaanottamisesta lähtien. Halutessasi voit antaa luvan tietojen säilytykselle tätä pidempään.
Jos et pääse jatkoon alkuperäisessä rekrytointiprosessissa, säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen, jotta voimme harkita sinua tuleviin avoimiin työpaikkoihin ja mahdollisesti ottaa sinuun yhteyttä, kuitenkin enintään kahden vuoden ajan rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.
Jos sinut palkataan, säilytämme henkilötietojasi työsuhteen keston ajan muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, joista sinulle ilmoitetaan.
Suosittelijat
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin säilytämme sen Hakijan henkilötietoja, jolle olet toiminut suosittelijana.
9. Mitä oikeuksia sinulla on ja kuinka voit käyttää niitä?
Sinulla on seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:
Oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä.
Sinulla on oikeus saada läpinäkyvästi tietoa tekemästämme henkilötietojen käsittelystä.
Annamme sinulle tällaista tietoa tässä tietosuojakäytännössä, sivustomme päivitysten kautta (katso lisää alla olevasta osiosta 11) ja vastaamalla meiltä kysymiisi kysymyksiin.
Oikeus saada tutustua henkilötietoihin.
Sinulla on oikeus tietää, jos käsittelemme henkilötietojasi, ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi. Kun saat jäljennöksen tiedoistasi, saat myös tietoa siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi.
Oikeus tutustua ja pyytää henkilötietojen siirtoa toiselle vastaanottajalle (”tietojen siirrettävyys”).
Voit pyytää jäljennöstä henkilötiedoistasi, joita käsittelemme kanssasi solmitun sopimuksen toteuttamiseksi tai suostumuksesi perusteella, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa. Näin voit käyttää näitä tietoja jossain muualla, esimerkiksi siirtääksesi ne toiselle vastaanottajalle. Mikäli se on teknisesti mahdollista, sinulla on myös oikeus pyytää, että siirrämme tiedot suoraan toiselle vastaanottajalle.
Oikeus poistaa henkilötiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”).
Sinulla on oikeus saada kaikki henkilötietosi poistetuksi ja tulla täten unohdetuksi. Oikeutta voi rajoittaa lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseiset henkilötiedot. Tietojen poistaminen tarkoittaa samalla myös rekrytointiprosessiesi keskeytymistä.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme, viittaamalla erityiseen tilanteeseesi.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Jos uskot, että käsittelemämme henkilötiedot eivät ole paikkansapitäviä, käsittelymme on lainvastaista tai että emme tarvitse tietoja käsittelyn tarkoituksiin, sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme tällaisten henkilötietojen käsittelyä. Jos vastustat käsittelyä yllä kuvatulla tavalla, voit myös pyytää meitä rajoittamaan näiden henkilötietojen käsittelyä siksi ajaksi, kun arvioimme pyyntöäsi.
Kun henkilötietojesi käsittelyämme on rajoitettu, käsittelemme (tietojen säilyttämisen lisäksi) tietoja vain suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevasta syystä.
Oikeus oikaista henkilötietoja.
Sinulla on oikeus pyytää, että oikaisemme epätarkat tiedot ja että täydennämme tiedot, jotka ovat mielestäsi puutteellisia.
Oikeus peruuttaa suostumuksesi.
Kun käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa tämä suostumus. Jos teet niin, keskeytämme tietojesi käsittelyn niihin tarkoituksiin, joiden osalta olet peruuttanut suostumuksesi. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus tehdä valitus.
Mikäli sinulla on valitettavaa henkilötietojesi käsittelystämme, voit tehdä valituksen Suomen tietosuojaviranomaiselle, jonka yhteystiedot löydät täältä.
Jos haluat käyttää tässä lueteltuja oikeuksiasi, toimi seuraavasti:
- Käy yrityksen tietoturva- ja tietosuojasivulla, joka on Urasivustollamme. Sivulla on toimintoja, joiden kautta voit käyttää oikeuksiasi.
- Kirjaudu tilillesi palvelussamme. Voit käyttää oikeuksiasi asetusten avulla tai
- Ota meihin suoraan yhteyttä osoitteeseen ulla@valianthr.fi.
10. Kenelle osoitan kommenttini tai kysymykseni?
Jos haluat ottaa yhteyttä meihin käyttääksesi oikeuksiasi tai jos sinulla herää kysymyksiä, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen ulla@valianthr.fi.
11. Tämän tietosuojakäytännön päivitykset
Kehitämme ja parannamme palveluitamme jatkuvasti, joten pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin.
Suosittelemme, että luet tietosuojaselosteen uudelleen aika ajoin saadaksesi tietoa mahdollisista muutoksista. Voit aina tarkistaa tämän sivun ylälaidasta, milloin tämä tietosuojakäytäntö on viimeksi päivitetty.
Privacy Policy for Valiant HR Oy’s Recruitment Services
Date of publication: 29 September 2025
Data Controller
Valiant HR Oy
Business ID: 3565485-6
Hermiankatu 6–8 D, 2nd floor
33720 Tampere, Finland
Contact Details for Register Matters and the Data Protection Officer
Ulla Kauppi
Tel. +358 50 466 1062
ulla@valianthr.fi
Depending on the nature of the assignment between Valiant HR Oy and its client, Valiant HR Oy may also act as a data processor on behalf of the client. In such cases, Valiant HR Oy will direct all questions and requests concerning the processing of personal data to the client.
Valiant HR Oy manages its employer brand and recruitment processes through its career website (“Career Site”) and the related applicant tracking system.
In this privacy policy, we explain how we process your personal data if:
You visit our Career Site (you are defined as a Visitor)
You contact us via our Career Site to create a profile and receive information about current or future job openings (you are defined as a Contacting Candidate)
You apply for a job with us via our Career Site or a third-party service (you are defined as a Job Applicant)
We collect information about you from third parties or other websites and services when we believe your profile may be suitable for current or future job opportunities (you are defined as a Sourced Candidate)
We receive information about you from our employees or partners who believe your profile may be suitable for current or future job opportunities (you are defined as a Referred Candidate)
We receive information about you from a candidate who has named you as a referee (you are defined as a Referee)
This privacy policy also explains what rights you have in relation to your personal data and how you can exercise those rights.
When the term Candidate is used in this privacy policy, it refers to Contacting Candidates, Job Applicants, Sourced Candidates, and Referred Candidates, unless otherwise stated.
1. Information on the Processing of Personal Data
Personal data refers to any information that can be directly or indirectly linked to a living natural person. Examples include name, email address, phone number, and IP address. Processing of personal data includes all automated use of personal data, such as collection, creation, analysis, disclosure, and deletion.
We comply with applicable data protection laws when processing personal data. A key example is the EU General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”).
Most obligations under the GDPR apply to the data controller. The data controller determines the purposes and means of processing personal data. The data controller may use a data processor, which processes personal data only on the controller’s instructions and may not use the data for its own purposes.
We act as the data controller when processing your personal data as described in this privacy policy. Depending on the nature of the assignment, we may also act as a data processor on behalf of our client. In such cases, we will direct questions and requests regarding personal data processing to the client.
2. What Personal Data Do We Process?
All Individuals
Device data: If you visit our Career Site, we collect data such as IP address, browser type and version, session behavior, traffic source, screen resolution, selected language, geographic location, operating system, and device settings/usage.
Technical and statistical data: Information about how you use the Career Site, such as visited URLs and actions taken on the site.
Communication data: Information contained in your communications with us, including email content, video recordings, social media messages, information added to your profile, inquiries, etc.
Contact details: Such as your name, email address, phone number, and physical address.
Candidates
Interview and assessment data: Notes from interviews, assessments, tests, and salary expectations.
Application data: Such as your CV, job application, work samples, references, reference letters, and education.
Public profile data: Information collected from public sources, such as LinkedIn or your current employer’s website.
Reference data: Information received from our employees, partners, or the referees you have named.
3. Sources of Personal Data
All Individuals
Career Site: When you visit our Career Site, we collect technical and statistical data about your use of the site and your device.
You: Most of the data we process is received directly from you, for example when you apply for a position or contact us. You may choose not to provide personal data, but without it we may not be able to process your application or respond to your requests.
Referees
Candidates
Public sources: Such as LinkedIn or your current employer’s website.
From our employees or partners: If they believe your profile is suitable for current or future roles.
From your referees: If you provide referee details.
Data we create ourselves or together with you: Such as interview notes, assessments, and test results created during the recruitment process.
4. Purposes of Processing Personal Data
We process personal data for the following purposes:
Providing information about our open positions
Data subjects: Contacting Candidates
Data categories: Contact details, communication data
Reviewing submitted profiles and applications and communicating with you
Data subjects: Contacting Candidates, Job Applicants
Data categories: All categories listed above
Creating and evaluating your professional profile on our own initiative
Data subjects: Sourced Candidates, Referred Candidates
Data categories: All categories listed above
Contacting you about specific current or future job opportunities
Data subjects: Candidates
Data categories: All categories listed above
Recording interviews
Data subjects: Candidates
Data categories: Communication data
Contacting you to request participation in surveys
Data subjects: Candidates
Data categories: All categories listed above
Sharing personal data with recipients described in section 5
Data subjects: Varies depending on purpose
Data categories: All categories listed above
Use of the Career Site, cookies, and tracking technologies (see Cookie Policy)
Data subjects: Visitors
Data categories: Device data
Maintaining, developing, testing, and securing the Career Site
Data subjects: Visitors
Data categories: Device data, technical and statistical data
Analyzing usage and performance of the Career Site
Data subjects: Visitors
Data categories: Device data, technical and statistical data
Protecting and enforcing our rights, including legal claims
Data subjects: Relevant individuals from any category
Data categories: All categories listed above
Contacting referees to request and evaluate references
Data subjects: Referees
Data categories: Contact details, communication data
5. Disclosure of Personal Data
We disclose personal data to client companies only with your consent. Otherwise, data is disclosed only in the following cases:
Service providers: Such as providers of our Career Site and applicant tracking system.
Cookie providers: If you consent, third parties may collect data via cookies in accordance with their own privacy policies.
Authorities: When required by law.
Legal proceedings: To protect or defend our rights.
Mergers and acquisitions: In connection with corporate transactions.
6. Legal Grounds for Processing
We process personal data primarily on the basis of our legitimate interest in recruiting qualified professionals, as permitted under the GDPR. We apply data minimization principles and carefully balance our interests against your rights.
In certain cases, personal data is processed only with your consent, for example when recording interviews. You may withdraw your consent at any time (see section 9).
7. Transfers Outside the EU/EEA
We aim to process personal data within the EU/EEA. Where transfers outside the EU/EEA occur, we ensure appropriate safeguards, such as:
Appropriate technical and organizational safeguards are also applied.
8. Data Retention Periods
All Individuals
Personal data processed for legal protection purposes is retained until the matter is finally resolved.
Visitors
Personal data is retained for one (1) year for security purposes. Cookie retention periods are defined in the Cookie Policy.
Candidates
Contacting Candidates: data is retained as long as you remain in contact with us.
Open applications: retained for two (2) years from receipt, unless you consent to longer retention.
Rejected candidates: retained for up to two (2) years after the recruitment process ends for future consideration.
Hired candidates: data is retained for the duration of employment for purposes communicated separately.
Referees
Data is retained as long as the relevant candidate’s data is retained.
9. Your Rights and How to Exercise Them
You have the right to:
Be informed about the processing of your personal data
Access your personal data
Data portability
Erasure (“right to be forgotten”)
Object to processing based on legitimate interest
Restrict processing
Rectify inaccurate data
Withdraw consent at any time
Lodge a complaint with the Finnish Data Protection Authority
You can exercise your rights by:
Using the data protection features on our Career Site
Logging into your account and adjusting settings
Contacting us at ulla@valianthr.fi
10. Contact
For questions or requests regarding this privacy policy or your rights, please contact:
ulla@valianthr.fi
11. Updates to This Privacy Policy
We continuously develop our services and may update this privacy policy accordingly. Updates will be published on our website. We recommend reviewing this policy periodically to stay informed of any changes.
